FoROOM - Gestion de salles

foROOM, progiciel de gestion de salles et ressources.
Ce progiciel collaboratif de gestion de salles et ressources est développé sous Lotus Notes et ajoute de nombreuses fonctionnalités à la gestion des ressources standard.

foRoom démultiplie les capacités de gestion de salles et ressources.

Il permet à des sociétés ou organismes programmant des évènements, des réunions, des conférences, des spectacles ou groupes de travail de gérer la réservation des salles avec tout ce qui pourrait leur être attaché (matériels, services, agencements).

Les salles et Les ressources

Chaque salle est détaillée (nom ou numéro, site, situation, horaires d'accès, consignes...) et peut être visualisée .

Pour chaque salle de réunion, des fiches « Aménagement » permettent de préciser le type d'aménagement que peut recevoir la salle:

  • type,
  • capacité d'accueil,
  • temps de montage

Les équipements sont détaillés et peuvent être fixes ou mobiles.
Il s’agit de rétroprojecteurs, de chaises, d'écrans,…

Les réservations

  • Des « Prestations » (hôtelière, hôtelière interne, technique,…) peuvent être associées à la salle.
  • Les réservations peuvent se faire traditionnellement à partir de son agenda ou via l'agenda de la salle elle-même pour accéder à des informations et des services supplémentaires comme les accessoires, ou les aménagements.
  • Le suivi et la validation de la réservation peut faire l'objet de notifications par mail et permet également de gérer les validations de réservation via un workflow (optionnel).
  • Les salles et ressources existant dans la gestion native de Lotus sont importées et l'usage conjoint des deux systèmes est prévu.
  • Le système assure également la gestion des conflits sur les salles / équipements.
  • La visualisation des tâches des services généraux permet une bonne planification
  • Un agenda par ressource et salle permet de ne pas se laisser submerger.
     

 

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